Ventajas de digitalizar la gestión de los viajes de negocios
Sólo en España, las empresas gastan más de 15.000 millones de euros al año en desplazar a sus trabajadores. Así que vale la pena aprovechar las ventajas de digitalizar sus procesos de viaje. Entre ellas destacan estas:
- Procesos más eficientes. La tecnología permite digitalizar los procesos que intervienen en la administración, gestión y análisis de los viajes de negocios.
- Toma de decisiones más sencilla. La integración de los distintos sistemas facilitan una toma de decisiones que cumpla con los objetivos de distinto tipo.
- Datos más accesibles. Cualquier miembro de la plantilla puede acceder a la información relativa a los viajes corporativos para la que tenga autorización. Además, el almacenamiento en la nube permite acceder en tiempo real y desde cualquier lugar del mundo sin consumir recursos internos.
- Medir el ROI más fácilmente. Los viajes de negocios son más una inversión que un gasto. su cuantificación permite alinearla con los objetivos de la empresa, evaluar su resultado y ajustar las políticas de la empresa.
Caso de Consultia Business Travel y Grupo Gimeno
Veamos el caso de Consultia Business Travel y Grupo Gimeno, que refleja claramente cómo una empresa es capaz de transformar su manera de gestionar sus viajes de negocios.
Consultia Business Travel, especializada en la gestión integral de los viajes corporativos, ofrece una solución basada en un software en la nube (Destinux) y un servicio de asesoramiento personalizado (Personal Travel Assistant). Gracias a ella, la empresa puede de gestionar sus viajes corporativos, desde reuniones de trabajo hasta congresos, eventos (MICE) o viajes de incentivos.
Grupo Gimeno trabaja para entidades que prestan servicios de valor al ciudadano. La empresa valenciana cuenta con 145 años de experiencia y con más de 35 áreas de actividad. Cuenta con más de 5.000 empleados.
Grupo Gimeno necesitaba gestionar todos los trámites relacionados los viajes de negocio, desde los desplazamientos o el alquiler de vehículos hasta los alojamientos. Gracias a Consultia Business Travel, estos fueron los principales resultados:
- Un sistema que realiza toda la gestión en una única plataforma. Unificaron facturas, albaranes, con una correcta imputación de costes y gastos. Esto ha supuesto hasta un 90% de ahorro en el tiempo destinado a la gestión de tareas administrativas.
- A través del sistema de solicitud de viajes en la intranet del cliente y la asignación de autorizadores y responsables de compra, el Grupo Gimeno logró un cumplimiento del 100% de sus políticas de compras, con lo que han conseguido ahorrar hasta un 20% en los gastos en viajes del grupo.
- Configuraron la integración con las API’s de facturas para generar un proceso por parte de Grupo Gimeno, el cual se conecta a su servidor todos los días y se descarga las facturas del día anterior y las introduce en su sistema automáticamente. Así evitan cualquier error que pueda ocurrir y tienen toda la información financiera actualizada.
Empresa&Sociedad, un ecosistema colaborativo
Desde Empresa&Sociedad dinamizamos una comunidad de empresas vanguardistas y de scaleupsB2B, que son proveedores alternativos de soluciones avanzadas para áreas corporativas (Marketing y Ventas, Operaciones, Talento, Sostenibilidad…).
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