¿Cómo digitalizar los procesos de viaje de una empresa y cubrir todas sus necesidades?

El protagonismo de la tecnología en el contexto actual es innegable. No solo a nivel particular, sino también en el empresarial, donde es cada vez más común encontrar herramientas digitales que ayudan a la propia empresa en su relación con clientes y en su operativa interna. 

Un ejemplo muy claro es el de la gestión de los viajes de negocios. Hasta hace poco, la gestión y el control de los viajes de empresa era un trabajo artesanal, con trámites que conllevaban tiempo propio y de la agencia de viajes tradicional, difíciles de planificar y asignar por proyecto o áreas, complicadas liquidaciones de gastos, pagos, conciliaciones…

Toda esta complejidad ya está resuelta gracias a nuevas plataformas de gestión de viajes, que están dejando obsoletas a las clásicas agencias de viajes. Era una asignatura pendiente, que la baja movilidad relacionada con COVID 19 ha ayudado a acometer. Hoy los business travellers tienen una opción más sencilla: las plataformas digitales de gestión de viajes. Son sistemas digitales que permiten planificar y supervisar todo el proceso, desde la reserva hasta la liquidación y asignación de gastos, desde una perspectiva de cumplimiento de políticas, ahorro de costes tiempos de gestión. Y también desde el de la experiencia del usuario, ya que el servicio es más personalizado y fluido, aunque suene a paradoja.

Claves para la digitalización de los procesos de viaje de una empresa

Según un informe de Captio, especializada en la gestión digital de gastos de empresa, un 79% de las grandes empresas disponen de políticas de gastos de viaje y representación por escrito. Sin embargo, el 72% de ellas deja en manos de los empleados el cumplimiento de las políticas de gestión de viajes sin hacer seguimiento sistemático.

Por eso la digitalización ha supuesto un antes y un después en la manera en la que las empresas están empezando a gestionar todas las tareas que tienen que ver con los viajes de negocios. Pone el foco en tres elementos fundamentales:

• Ahorro de costes, ya que hay una horquilla muy amplia de precios que se puede optimizar teniendo en cuenta cada situación.
• Eficiencia en la gestión y planificación de los viajes, con una tecnología que permita que los servicios sean rápidos y productivos.
• Seguridad y experiencia del viajero, a través de un servicio personal no solo hipersegmentado sino a medida de cada usuario.

Si tienes responsabilidad en los viajes de tu empresa o eres usuario habitual, los nuevos servicios digitales reducen considerablemente los tiempos de gestión y mejoran del trabajo y la eficiencia de la empresa, además de facilitar un servicio profesional, humano y personalizado.

Ventajas de digitalizar la gestión de los viajes de negocios

Sólo en España, las empresas gastan más de 15.000 millones de euros al año en desplazar a sus trabajadores. Así que vale la pena aprovechar las ventajas de digitalizar sus procesos de viaje. Entre ellas destacan estas:

• Procesos más eficientes. La tecnología permite digitalizar  los procesos que intervienen en la administración, gestión y análisis de los viajes de negocios.
• Toma de decisiones más sencilla. La integración de los distintos sistemas facilitan una toma de decisiones que cumpla con los objetivos de distinto tipo.
• Datos más accesibles. Cualquier miembro de la plantilla puede acceder a la información relativa a los viajes corporativos para la que tenga autorización. Además, el almacenamiento en la nube permite acceder en tiempo real y desde cualquier lugar del mundo sin consumir recursos internos.
• Medir  el ROI más fácilmente. Los viajes de negocios son más una inversión que un gasto. su cuantificación permite alinearla con los objetivos de la empresa, evaluar su resultado y ajustar las políticas de la empresa.

Caso de Consultia Business Travel y Grupo Gimeno

Veamos el caso de Consultia Business Travel y Grupo Gimeno, que refleja claramente cómo una empresa es capaz de transformar su manera de gestionar sus viajes de negocios.

Consultia Business Travel, especializada en la gestión integral de los viajes corporativos, ofrece una solución basada en un software en la nube (Destinux) y un servicio de asesoramiento personalizado (Personal Travel Assistant). Gracias a ella, la empresa puede de gestionar sus viajes corporativos, desde reuniones de trabajo hasta congresos, eventos (MICE) o viajes de incentivos.

Grupo Gimeno trabaja para entidades que prestan servicios de valor al ciudadano. La empresa valenciana cuenta con 145 años de experiencia y con más de 35 áreas de actividad. Cuenta con más de 5.000 empleados.

Grupo Gimeno necesitaba gestionar todos los trámites relacionados los viajes de negocio, desde los desplazamientos o el alquiler de vehículos hasta los alojamientos. Gracias a Consultia Business Travel, estos fueron los principales resultados:

• Un sistema que realiza toda la gestión en una única plataforma. Unificaron facturas, albaranes, con una correcta imputación de costes y gastos. Esto ha supuesto hasta un 90% de ahorro en el tiempo destinado a la gestión de tareas administrativas.
• A través del sistema de solicitud de viajes en la intranet del cliente y la asignación de autorizadores y responsables de compra, el Grupo Gimeno logró un cumplimiento del 100% de sus políticas de compras, con lo que han conseguido ahorrar hasta un 20% en los gastos en viajes del grupo.
• Configuraron la integración con las API’s de facturas para generar un proceso por parte de Grupo Gimeno, el cual se conecta a su servidor todos los días y se descarga las facturas del día anterior y las introduce en su sistema automáticamente. Así evitan cualquier error que pueda ocurrir y tienen toda la información financiera actualizada.

Empresa&Sociedad, un ecosistema colaborativo

Desde Empresa&Sociedad dinamizamos una comunidad de empresas vanguardistas y de scaleupsB2B, que son proveedores alternativos de soluciones avanzadas para áreas corporativas (Marketing y Ventas, Operaciones, Talento, Sostenibilidad…).

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Por eso en Empresa&Sociedad teorizamos poco. Somos más de divulgar casos prácticos. Casos prácticos de empresas vanguardistas que han encontrado soluciones a retos de sus áreas corporativas, y que están a tu disposición en nuestro canal de YouTube.

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