Cómo conseguir la máxima eficiencia en la implementación de un nuevo modelo de trabajo híbrido

La pandemia del covid-19 se está convirtiendo cada vez más en un recuerdo que pasará a la historia. Pero el impacto que dejó en los diferentes sectores de la sociedad, principalmente el laboral, sigue ahora más presente que nunca. Los estragos de la crisis provocada por el coronavirus se hicieron notar en un sector muy importante: el laboral.

Entre los principales cambios que aparecieron en el ámbito laboral se encuentra la implementación del trabajo en remoto. Aunque antes ya existía como concepto y como práctica, la pandemia transformó por completo la manera en la que empezamos a realizar nuestro trabajo.

Así, según datos del INE, el porcentaje de empleados que trabajan más de la mitad de los días de la semana desde su casa pasó del 4,8% (pre pandemia) al 10,8% tras la irrupción de la pandemia. Es lo que conocemos actualmente como trabajo híbrido. Pero ¿cómo está afectando este nuevo modelo a las empresas y cómo consiguen la máxima eficacia?

¡Te lo contamos todo aquí!

Trabajo híbrido: nuevos espacios para tu oficina

Los nuevos espacios de oficina se han transformado por completo gracias a la implantación del trabajo híbrido.

El trabajo híbrido se ha configurado como una de las estrategias de oficina más efectivas actualmente. Y las empresas ya están comenzando a ver sus resultados después de meses de trabajo en remoto. Esta combinación del trabajo a distancia y en la propia oficina está centrando su punto de atención en el equilibrio entre la productividad y la flexibilidad. Según el tipo de empresa, sus necesidades y el tipo de trabajo, existen trabajos híbridos de tipo 50-50, 70-30 e incluso 90-10. 

La medición del impacto

Al tratarse de un modelo completamente nuevo, se plantea la cuestión de cómo es posible medir el impacto en el desempeño de la empresa. Para ello han aparecido nuevos indicadores de productividad que no sólo se aplican a los empleados presenciales, sino a los que teletrabajan. Algunos de ellos son:

• Número de tareas completadas.
• Porcentaje de tareas completadas a tiempo.
• Valoración de los clientes.
• Evaluación de la calidad del trabajo realizado.
• Disponibilidad de horas de trabajo.
• Nivel de actividad durante el horario laboral.

Otro de los efectos es que las oportunidades de encontrar talento para las empresas son ahora más amplias que nunca. El teletrabajo está abriendo la puerta a nuevas posibilidades que pueden beneficiar de manera indiscutible a las organizaciones que lo ponen en marcha. Los departamentos de recursos humanos ya no tienen que limitarse a fronteras geográficas para adquirir talento, pues con un modelo de trabajo remoto se desvanecen y aparecen nuevos espacios de oficina.

Es un modelo que tiene potencial y que puede aumentar en gran medida la productividad de los trabajadores, pero ¿cómo conseguir la máxima eficiencia con un modelo de trabajo híbrido?

Un modelo de trabajo híbrido eficaz y planificado

Implementar un modelo de trabajo híbrido exitoso en el ámbito de las organizaciones no es una tarea rápida. Requiere de tiempo y planificación. Y su éxito reside principalmente en un aspecto: la comunicación inmediata de la política de trabajo. 

Esto se traduce en proporcionar a todos los trabajadores las herramientas necesarias para que sean productivos, ya sea desde un ámbito presencial o remoto. Sin embargo, es fundamental definir varios aspectos:

• Definir un espacio de trabajo híbrido operativo para la empresa

Es importante definir el espacio de trabajo híbrido ideal para los empleados y la compañía. Dos factores que influyen en este punto son el tipo de trabajo de la empresa y la capacidad de la empresa para adaptarse a un espacio de trabajo híbrido.

Estos aspectos se pueden ver en el presupuesto, la seguridad de la información, las preferencias de los empleados y detectar qué modelo es beneficioso para su productividad y la de la organización.

• Comprobar dónde trabajan mejor los empleados

Una encuesta realizada por PwC detectaba que el 47% de los empleados consultados manifestaron sentirse más productivos cuando trabajan desde casa. Es importante que antes de tomar cualquier decisión que afecte directamente a la productividad de la empresa y los trabajadores, se tenga en cuenta la posición en la que se encuentran los empleados.

Para entender dónde trabaja mejor cada empleado también se puede comenzar comparando indicadores clave de rendimiento (KPI).

• Ajustar un cronograma de trabajo híbrido

En algunos casos, existen empleados que llevan trabajando meses en una empresa y que aún no conocen a la mitad de sus compañeros. Por esto, es fundamental que los horarios de los empleados se encuentren alineados, y así conseguir los niveles de productividad deseados.

Fomentar la comunicación entre todos los empleados de una empresa es un factor clave.

• Incluir canales de valoración para el trabajo híbrido

Ningún modelo de trabajo híbrido va a ser perfecto desde el principio, por lo que como representante del departamento de RRHH de una empresa se debe estar al tanto de todas las opiniones y valoraciones de los trabajadores.

Un medio efectivo es realizar encuentros mensuales o cada x meses para ver cómo va el proceso de adaptación al nuevo modelo de trabajo.

• Invertir en herramientas colaborativas

Un modelo de trabajo híbrido no va a funcionar si no se dispone de una serie de herramientas. Existen una gran cantidad de instrumentos que pueden hacer viable este modelo de trabajo.

El software con base en la nube es un elemento fundamental para contribuir a la comunicación y la ayuda entre los empleados que componen la plantilla y trabajan desde casa. También existen programas que posibilitan la integración de herramientas de productividad y administración, lo que puede mejorar la participación entre grupos.

Caso Daysk y CGI: la digitalización de los nuevos espacios de trabajo

Fundada en 1976 y con más de 78.000 empleados, CGI es una consultora informática canadiense nacional que desarrolla proyectos de consultoría tecnológica para sus clientes.

Daysk es una scaleupB2B que se dedica al desarrollo de software para la digitalización de oficinas híbridas. Para ello pone al alcance de los empleados todos los servicios disponibles para agilizar el despliegue de las nuevas formas de trabajar y optimizar el uso de los espacios. En Daysk están convencidos de que los espacios de trabajo del futuro son los espacios flexibles, o lo que ellos conocen también como oferta “híbrida” de servicios.

¿Cómo fue el proceso de esta colaboración entre Daysk y CGI?

La colaboración entre estas dos empresas vino determinada por una causa: la vuelta a las oficinas después de la pandemia. CGI tenía como principal objetivo garantizar la salud de sus empleados con una vuelta a la oficina segura y atendiendo a las restricciones de presencia que indicaba el protocolo. En respuesta a esto, Daysk apareció como la empresa que buscaba digitalizar sus nuevas oficinas, donde ya se estaba empezando a desarrollar un nuevo modelo de trabajo híbrido.

Fue en este momento cuando decidió empezar su colaboración con Daysk, que creó una aplicación denominada CGI Space. Esta aplicación permitía gestionar los espacios de trabajo de una manera flexible y con una posibilidad de customización de manera constante.

La colaboración empezó en abril de 2021, y aunque el proceso de creación y desarrollo fue secuencial. La primera semana de octubre ya se instalaba un modelo de trabajo híbrido de tipo 50-50. La mitad de los empleados iban una semana y la otra mitad la siguiente, y así sucesivamente con una gestión apoyada en la aplicación. De esta manera respondían y cumplían con todos los parámetros que se habían fijado en un principio.

Unos resultados de Premio

Los resultados se vieron también en la utilización eficiente de los espacios. Así, CGI detectó una reducción en el coste de luz y en la utilización de otros elementos de los espacios de oficina más tangibles. Además, también pudo ver estos resultados en las encuestas realizadas a sus trabajadores, donde las valoraciones fueron muy positivas.

Al tratarse de un entorno cambiante debido a la desaparición progresiva de las restricciones causadas por la crisis del covid-19, Daysk supo desarrollar una aplicación que pudiera adaptarse a todos estos cambios. Así, esta colaboración cumplía con todos los objetivos que se marcaron las compañías en un principio, garantizando un modelo de trabajo híbrido eficaz y productivo para todos los empleados y la organización.

Con todo ello, el caso fue uno de los finalistas de nuestros Premios COMPRENDEDOR 2021. Lo resumimos en este video:

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